Reaktionsmatrix
Die Reaktionsmatrix ist eine Struktur zur Priorisierung von Aufgaben, die von Dwight D. Eisenhower entwickelt und genutzt wurde. Früher oder später kommt bei jedem kommt der Moment, dass die Anzahl der Aufgaben in der verfügbaren Zeit nicht mehr erledigt werden können. Neben anderen Auswahlmechanismen, wie FIFO (First in – First out) oder ABC-Analyse, bietet die Reaktionsmatrix einen Ansatz, der Wichtigkeit und Dringlichkeit zur Erstellung einer Klassifikation mit vier Handlungsoptionen nutzt.
Hierfür werden für Aufgaben folgende Fragen beantwortet: Ist die Aufgabe wichtig oder nicht wichtig?
Wichtig wird eine Aufgabe durch eine hohe Bedeutung für den Auftraggeber, starken Einfluß auf den Unternehmenserfolg oder einen hohen Wert für einen selbst. Ist die Aufgabe dringlich oder nicht dringlich?
Die Dringlichkeit ergibt sich aus einem Abgabetermin, der Erledigungsdauer oder Interdependenzen mit anderen Aufgaben, die von der Erledigung abhängen.
Das Resultat positioniert die Aufgabe in einen der vier Matrixbereiche: Machen, Zeitplan entscheiden, Delegieren und Abwarten.
Machen
Wenn die Aufgabe wichtig und dringlich ist, sollte sie sofort begonnen und wenn möglich abgeschlossen werden.
Zeitplan entscheiden
Wenn die Aufgabe wichtig und nicht dringlich ist, sollte sie zeitlich geplant werden. Der Zeitplan sollte eingehalten werden, um jede Form von Aufschiebung zu vermeiden.
Delegieren
Wenn die Aufgabe nicht wichtig und dringlich ist, sollte jemand anderes zur Erledigung gefunden und die Aufgabe übergeben werden.
Abwarten
Wenn die Aufgabe nicht wichtig und nicht dringlich ist, sollte nichts weiter getan werden. Dabei bleibt es jedem überlassen, sie sofort wegzuschmeißen oder diese Aufgaben auf einem Stapel zwischenzuspeichern und später zu entsorgen.